Das Zeitmanagement nimmt heute immer mehr Platz im Kalender ein - mir geht es auf jedenfalls so. Letzthin war die Aussage eines Teilnehmers: Seit ich mit einem - auf mir abgestimmten - Zeitmanagement arbeite, kann ich mehrheitlich Fristen einhalten und bin dadurch ruhiger geworden. Der einzige Nachteil ist, dass ich mehr Planungsaufwand betreiben muss. Aber unter dem Strich ist ein optimales Zeitmanagement sicherlich ein Grosser Mehrwert in meinem WorkerLeben geworden. -
Nachfolgend ein paar Statements, wie es andere Menschen aus dem Management machen, damit ihr Zeitmanagement strukturierter und dadurch effizienter wird:
Statement#1
Über die Jahre habe ich mir ein paar Angewohnheiten zugelegt, die mich produktiv und erfolgreich machen: Ich stehe jeden Morgen um sechs Uhr auf, da habe ich noch ein bisschen Ruhe und kann mir überlegen, was heute ansteht und wie ich das organisiere. Ich setze dann ein bis zwei Prioritäten für den Tag, und diese Sachen ziehe ich durch, komme, was wolle. Um Dinge abzuarbeiten, blocke ich mir Zeitfenster im Kalender, da darf mich niemand stören. Dazu nutze ich Outlook. Da steht alles drin, mein ganzes Leben. Über den Tag hinweg mache ich mir immer wieder Sprachmemos, das geht schneller als tippen. Natürlich nutze ich auch digitale Helferlein und ich teile meine elektronischen To-do-Listen mit den Leuten, die davon betroffen sind. Ich versuche, so viel wie möglich abzugeben und zu delegieren.
Statement#2
Im Arbeitsalltag wird man mit einer Vielzahl von Aufgaben konfrontiert und die richtige Priorisierung ist in meinen Augen entscheidend für die Effizienz. Bewährt hat sich dabei für mich die Eisenhower Matrix. Ich unterteile alle Aufgaben wie folgt: 1. Do first – ist dringend, muss ich selber machen. 2. Schedule – ist nicht dringend, muss ich aber selber machen. 3. Delegate – ist dringend, muss ich aber nicht selber machen, also delegiere ich es. Und 4. Don’t do – ist weder dringend noch muss ich es machen, also lasse ich es ganz. Damit fahre ich nach wie vor sehr gut und bin immer wieder erstaunt, wie viel man an einem einzelnen Tag schaffen kann.
Statement#3
Ich blocke mir im Kalender feste Projektzeiten für einzelne Themen, um diese konzentriert abarbeiten zu können. Jeder Tag bekommt zusätzlich ein Motto und ein Hauptziel. So erreiche ich in mindestens einem Bereich ein Ergebnis und kann zufrieden auf den Tag zurückblicken. Für E-Mails, Telefonate und Ad-hoc-Meetings gebe ich mir täglich ein festes Zeitbudget, um meine Pläne einhalten zu können. Zwischen Meetings sollten maximal 30 Minuten Zeit liegen, um später mehr Zeit am Stück für andere Themen zu haben. Regelmässiges Workout bringt mir die Energie, die ich brauche.
Statement#4
Einfach gesagt führe ich eine mentale Liste mit A-, B- und C-Prioritäten, die ich nach ihrer Dringlichkeit sortiere. In Zeiten ständiger Erreichbarkeit ist es aber ebenso wichtig, auch die Nichtarbeitszeit aktiv zu managen. Konkret bedeutet das, im Regelfall spätabends und am Wochenende keine Teamchats und E-Mails zu verschicken. Und was Freitagabend nicht geklärt ist und auf der A-Liste nicht ganz weit oben steht, hat auch Zeit bis Montagvormittag. Die ständige Erreichbarkeit und die damit verbundene Erwartung, eigene Prioritäten denen anderer unterzuordnen, beeinträchtigt die Produktivität und kann zur digitalen Erschöpfung führen. Insofern mein Tipp: einfach mal snoozen.
Statement#5
Als ich vor ein paar Jahren feststellte, dass die Anzahl der nicht gehörten Nachrichten auf meiner Mailbox immer grösser wurde und ich nicht mehr hinterherkam, die Leute zurückzurufen, habe ich die Mailbox auf meinem Handy abgeschaltet. Seitdem erlaube ich mir mehrmals in der Woche, für ein paar Stunden offline zu sein. Ich blocke mir dann ein Zeitfenster, in dem ich bei Skype offline und per Handy nicht erreichbar bin. Das erhöht die Produktivität ungemein. Ich arbeite dann fokussiert die To-dos ab, ohne ständig von Anrufen, Mails etc. abgelenkt zu werden und hin und her zu switchen. Man kann sich auch mal erlauben, für ein paar Stunden off-grid zu sein. Das tut der Produktivität und der Seele gut.
Statement#6
Wichtige Aufgaben des Tages trage ich mir zusätzlich als Termin im Online-Kalender ein. Sobald diese erledigt sind, lösche ich sie raus – das verschafft mir im Tagesverlauf idealerweise immer mehr Luft für spontan anfallende Tätigkeiten und das motiviert zur Höchstleistung.
Statement#7
Vollgas geben und Pausen machen. So arbeite ich heute nicht mehr zwölf Stunden am Stück, sondern mache bewusst auch mal längere Pausen, um dann wieder Vollgas geben zu können. Das bedeutet für mich, auch mal mitten am Tag Sport zu treiben, um dafür zwar abends länger zu arbeiten, aber das dafür mit einem fitten Kopf und guten Ergebnissen.
Statement#8
Ich blocke mir regelmässige Reisetage im Kalender – und sollte kurzfristig doch kein Auswärtstermin anstehen, nutze ich den Tag, um im Homeoffice alles zu erledigen, was im Büroalltag manchmal hinten runterfällt. Auf diese Weise vermisst mich keiner im Büro, denn alle sind bereits lange im Vorfeld über meine Abwesenheit informiert.
Sicherlich kannst Du von den Statements profitieren und an Dein "TagesTrieb" anpassen. GERNE kannst Du mich diesbezüglich kontaktieren und wir erschaffen gemeinsam Dein Zeitmanagement.
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